Hinweise zur Datenverarbeitung

Datenschutzhinweise für meine Klientinnen und Klienten
Mein Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

 

Vorwort

Der Schutz Ihrer Daten ist mir wichtig. Mit diesen Datenschutzhinweisen informiere ich Sie, meine Klientinnen und Klienten, gemäß der seit dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch mich sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden, soweit erforderlich, fortlaufend aktualisiert und sind auch auf meiner Homepage unter http://www.notar-lindlar.de/hinweise-zur-datenverarbeitung veröffentlicht. Dort finden Sie auch meine Datenschutzhinweise für Besucherinnen und Besucher meiner Webseite.

 

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch mich, Notar Dr. Daniel Seebach, Luisenstraße 3, 51789 Lindlar, Deutschland, Telefon: 02266 / 6036, Fax: 02266 / 6037. Ich bin der Verantwortliche für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Als Datenschutzbeauftragten ist bestellt: Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti, E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu. Der Datenschutzbeauftragte kann auch über mich, z.H. des Datenschutzbeauftragen, erreicht werden.

Sie können sich in allen datenschutzrechtlichen Fragen entweder an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragen wenden.

 

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann (Art. 4 Nummer 1 DS-GVO).

 

3. Welche Daten erhebe ich und woher kommen Ihre personenbezogenen Daten?

Wenn Sie mich als Notar beauftragen, an einer Beurkundung durch mich beteiligt sind oder an einer sonstigen notariellen Amtstätigkeit, erhebe ich folgende Informationen und personenbezogenen Daten:

• Daten zu Ihrer Person wie Anrede, akademische Titel, Vorname(n), Nachname, einen davon abweichenden Geburtsname, aktuelle wie ehemalige Staatsangehörigkeiten, ggf. Familien- und Güterstand, in erbrechtlichen Angelegenheiten auch Ihre Geburtenregisterangaben;
• Daten zur Kontaktaufnahme mit Ihnen wie Ihre aktuelle Wohn- und ggf. Ihre Geschäftsanschrift, eine gültige E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummern (Festnetz und/oder Mobilfunk), eine Faxnummer;
• insbesondere in familien- und erbrechtlichen Angelegenheiten auch weitere Daten zu Ihrer familiären Situation, zu Ihren wirtschaftlichen Verhältnissen und zu Ihrer Gesundheit, insbesondere um meiner gesetzlichen Pflicht zur Überprüfung der Geschäftsfähigkeit meiner Urkundsbeteiligten nachzukommen;
• zur Erfüllung steuerlicher Anzeigepflichten Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
• Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten;
• Angaben in öffentlichen Registern wie dem Handelsregister und Grundbüchern, die auch personenbezogen sein können.

Diese Daten erhalte ich von Ihnen selbst oder von den durch Sie beauftragten Dritten wie z. B. Steuerberaterinnen und Steuerberater, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Maklerinnen und Makler, Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen.

 

4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage erhebe und verarbeite ich Ihre Daten?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO).

Die Erhebung der zu Abschnitt 3. genannten Daten erfolgt demnach,

• um Sie als meinen Klienten bzw. meine Klientin identifizieren zu können;
• um Sie notariell beraten und die notarielle Amtstätigkeit angemessen durchführen zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Erfüllung der mir durch Gesetz vorgegebenen Amtspflichten;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Ihre Daten verarbeite ich ausschließlich, um die von Ihnen und ggf. weiteren Beteiligten begehrte notarielle Tätigkeit in Übereinstimmung mit meinen Amtspflichten durchzuführen, also insbesondere zur

• Erstellung von Urkundsentwürfen;
• Beurkundung und dem Vollzug von notariellen Urkunden;
• Durchführung von Rechtsberatung.

Soweit die Datenverarbeitung auf Ihre Anfrage bzw. Ihren Auftrag hin erfolgt, ist sie nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b DS-GVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Auftrags und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Auftragsverhältnis erforderlich.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Bundesnotarordnung, des Beurkundungsgesetzes und der Dienstordnung für Notarinnen und Notare. Aus diesen und weiteren Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Werden mir diese Daten dauerhaft vorenthalten, kann dies dazu führen, dass ich das begehrte Amtsgeschäft ablehnen muss.

 

5. An wen gebe ich Ihre Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer strengen und strafbewehrten Verschwiegenheitspflicht. Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter sowie meine Dienstleister, die ich beauftragt habe, wie beispielsweise Reinigungskräfte oder IT-Fachkräfte.

Ich darf Ihre Daten nur weitergeben, wenn und soweit

• ich dazu im Einzelfall verpflichtet Dies ist etwa der Fall bezüglich meiner Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung im Bereich der Grunderwerb-, Schenkung- und Erbschaft- sowie der Körperschaftsteuer, dem Zentralen Testamentsregister. Im Rahmen der Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Rheinische Notarkammer oder meiner Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet;
• dies zur ordnungsmäßigen Abwicklung des notariellen Amtsgeschäfts notwendig ist, insbesondere gegenüber Grundbuchamt und Handels- oder Vereinsregister, Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengerichten;
• Sie mich dazu im Einzelfall ermächtigen, etwa zur Weiterleitung an Ihren Rechtsanwalt oder Ihre Rechtsanwältin oder Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den voraufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Die Amtspflicht zur Verschwiegenheit bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dieser Amtspflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in den gesetzlich zugelassenen Fällen.

 

6. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

 

7. Wie lange speichere ich Ihre Daten?

Ich speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Für die Dauer der Aufbewahrung gibt § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare folgende Zeiträume vor:

 

• 100 Jahre für Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge;
• 30 Jahre für Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten;
• 7 Jahre für Nebenakten, wobei die Frist im Einzelfall oder generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen getroffen werden kann;
• 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste.

Die Daten bzw. die Papierunterlagen werden nach Ablauf der genannten Fristen gelöscht, es sei denn, dass ich nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO aufgrund von geldwäsche-, steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

 

8. Welche Rechte stehen Ihnen zu?

Ihnen stehen die in diesem Abschnitt genannten Rechte zu. Diese können Sie mir gegenüber geltend machen. Zur Geltendmachung nutzen Sie bitte die in Abschnitt 1. genannten Kontaktdaten.

a) Auskunftsrecht

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft darüber zu, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, zu welchen Zwecken ich die Daten verarbeite, welche Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie ich verarbeite, an wen den die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.

b) Recht zur Berichtigung von Daten

Sie haben das Recht, unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.

c) Löschung

Sie können von mir Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern

• die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden,
• der Zweck, für den die Daten erhoben wurden, erreicht ist,
• Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen haben und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht,
• ich einer rechtlichen Pflicht zu Löschung der Daten unterliege,
• Sie unter 16 Jahre alt sind, oder
• Sie der Verarbeitung widersprochen haben und auf meiner Seite keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung bestehen.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können von mir die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, sofern

• Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten, für die Dauer meiner Prüfung;
• Sie Löschung verlangt haben und ich eine Löschung nicht durchführen kann oder darf;
• Sie die Daten für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen, ich aber zur Löschung verpflichtet wäre, weil der Zweck der Verarbeitung erreicht ist
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung erhoben haben und noch keine endgültige Entscheidung erfolgt ist. Ich werde die Daten in diesen Fällen mit einem Sperrvermerk versehen und nicht weiter verarbeiten.

e) Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen meinerseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die Sie selbst im Rahmen eines Vertrags oder auf Grundlage einer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben und die automatisiert verarbeitet werden, bei mir als gängiges maschinenlesbares Format (Datensatz) anzufordern.

g) Widerruf einer erteilten Einwilligung

Sofern Sie mir gegenüber in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte richten Sie ihren Widerruf an die in Abschnitt 1. genannten Kontaktdaten.

h) Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden.

Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraß 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

 

Lindlar, den 25. Mai 2018

gez. Seebach, Notar